Checklist verslag gesprek met de omgeving

Een plan of idee heeft vaak invloed op de omgeving. Wat gaan omwonenden ervan merken? Wat gaan mensen in uw omgeving horen, zien en ruiken? Het is goed en soms ook verplicht, om dat van tevoren met elkaar te bespreken. Daarna maakt u daar een kort verslag van en voegt u dit bij uw vergunningaanvraag.

Checklist verslag

Wilt u weten welke informatie u in het verslag over het gesprek met uw omgeving opneemt? Gebruik dan deze checklist:

• Hoe heeft u uw omgeving op de hoogte gebracht en uitgenodigd voor het gesprek?
  • Per brief, een huis-aan-huis bezoek, een bericht in de krant, via social media?
  • Stuur de uitnodiging of het bericht mee.
• Met wie heeft u een gesprek gevoerd?
  • Met omwonenden, bedrijven, maatschappelijke organisaties of andere partijen die direct of indirect betrokken zijn of daar belang bij hebben?
• Hoe heeft u het gesprek gevoerd?
  • Geef een beschrijving van wanneer, waar en hoe u met de omgeving in gesprek bent gegaan. Is dat bijvoorbeeld per brief- of mailwisseling, (online) bijeenkomsten, huis-aan-huis bezoek, keukentafelgesprekken of enquête?
• Wat zijn de reacties? Welke kansen en mogelijkheden en ook bezwaren en zorgen ziet de omgeving?
  • Geef aan wat de reacties zijn op uw plan. Beschrijf wat men goed vindt aan het plan en wat bezwaren zijn.
• Heeft u de reacties verwerkt in uw plan? Heeft u zaken aangepast?
  • Geef aan welke bezwaren en zorgen u in uw plan heeft verwerkt en hoe u dat heeft gedaan.
  • Geef aan welke bezwaren en zorgen u niet in uw plan heeft verwerkt en leg uit waarom niet.
• Hoe heeft u de omgeving op de hoogte gesteld van de reacties op uw plan en de manier waarop u deze heeft verwerkt in uw plan?
• Hoe hebben de deelnemers hierop gereageerd?
  • Voeg bijvoorbeeld een handtekeningenlijst ‘voor gezien’ toe of een overzicht van de reacties op de aanpassingen.